Od roku ze wszystkich stron atakuje nas RODO. Stosy dodatkowych deklaracji i podpisów oraz prośby o zgodę na przetwarzanie naszych danych osobowych dopadają nas na każdym kroku. Jak ma się w tym wszystkim odnaleźć osoba, która pół dysku w komputerze ma zapełnione informacjami o innych ludziach?

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych zaczęło obowiązywać na terenie UE 25 maja 2018 roku. W Polsce wywołało ogromne poruszenie na długo przed tym, jak weszło w życie. Właściwie wszystkie firmy zaczęły zwracać się do swoich klientów z prośbą o konkretne zgody na przetwarzanie danych osobowych. Duże korporacje i banki musiały zmienić systemy zabezpieczające przechowywane informacje i pozwalające na sprawne zastosowanie opcji „zapomnienia klienta”. Nawet w przedszkolach i szkołach wymagano wypełnienia dodatkowych dokumentów. Wszystko po to, by każdy obywatel mógł czuć się bezpieczny i wiedział, że dane na jego temat nie trafią w niepowołane ręce.

Parlament Europejski przyjął RODO w kwietniu 2016 r. Na zdjęciu budynek parlamentu w Strasburgu (fot. Balwina54, CC BY-SA 3.0)

Wielkie ożywienie zapanowało też na właściwie wszystkich genealogicznych forach i grupach dyskusyjnych. Pojawiły się dziesiątki głosów, że nowe przepisy w niesamowity sposób wpłyną na pracę genealogów, utrudnią dostęp do dokumentów albo wręcz uniemożliwią poszukiwania przodków. Wkrótce po wejściu rozporządzenia w życie wielu genealogów opisywało przypadki, gdy odmówiono im wglądu do akt z uwagi na ochronę danych osobowych lub konkretnie z powodu RODO. Pojawiały się historie o ograniczonym dostępie nawet do dokumentów z XIX wieku. Przeczytać można było nawet o blokowaniu dojścia do części nagrobków na cmentarzach, co również miało być wynikiem zmiany prawa. Ale ile z tego ma rzeczywiście coś wspólnego z RODO?

Jak to było dawniej?

W 1997 roku weszła w życie ustawa o ochronie danych osobowych. Zgodnie z nią każdy obywatel miał prawo do ochrony informacji na swój temat, a każde ich przetwarzanie bądź publikowanie musiało być przez niego zaakceptowane. Co ważne – przepisy te dotyczyły tylko osób żyjących (trudno wymagać, by osoba zmarła decydowała o czymkolwiek).

Wzór odpisu skróconego aktu urodzenia

Jednocześnie funkcjonowały wyraźne wytyczne odnośnie do państwowych dokumentów metrykalnych. Wszystkie zapisy na temat danej osoby były dostępne dla jej najbliższej rodziny (wstępnych i zstępnych, czyli przodków i potomków) w formie urzędowych aktów, a po 100 latach od ostatniego wpisu księga była przekazywana do archiwum (oznacza to, że jeżeli obejmowała ona lata 1895–1905, to trafiła do archiwum pod koniec 2005 roku). Taka bariera czasu dotyczyła zarówno urodzeń, jak i ślubów oraz zgonów. Można by się zastanawiać, czemu przy zapisach zgonu również obowiązywał tak długi okres ochrony danych. Było to głównie wynikiem ochrony informacji dotyczących osób postronnych, które pojawiały się w zapisach metrykalnych – w księdze zapisuje się m. in. dane zgłaszającego zgon, jak i współmałżonka. W 2014 roku w stosunku do aktów małżeństwa i zgonu wprowadzono osiemdziesięcioletni okres ochrony personaliów.

W okresie obowiązywania tych przepisów, aby uzyskać jakikolwiek dokument z Urzędu Stanu Cywilnego, należało potwierdzić swoje pokrewieństwo z osobą, której zapis dotyczył. Nie zawsze było to łatwe. Genealodzy sięgali wówczas m.in. po dokumenty z początku XX wieku, w których często brakowało wielu danych. Za przykład niech posłużą tu moje starania o uzyskanie aktu zgonu mojej praprababci (byłam wówczas bardzo młodym stażem genealogiem).

Dokument, wystawiony w Gdyni, miałam odebrać w USC w moim miejscu zamieszkania. Urzędniczka dokładnie zagłębiła się w dokumenty i stwierdziła, że prawa do odpisu nie mam. A wynikało to z tego, że owa praprababcia po śmierci męża (mojego bezpośredniego przodka w linii męskiej) wyszła ponownie za mąż, więc nie zmarła jako Krzyżankowska (po pierwszym mężu) lecz jako Obałka (po drugim). W związku z tym jedynym potwierdzeniem pokrewieństwa byłby dokument zawierający jej panieńskie nazwisko, a w posiadanym przeze mnie akcie zgonu jej syna (sporządzanym w 1963 roku) nie zostało ono zapisane. Wówczas jedynym ratunkiem dla mnie był fakt, że jej zgon zgłaszał właśnie ów syn (a mój pradziadek) co urzędniczka zdołała ustalić w USC w Gdyni. Co może być potwierdzeniem, że rzeczywiście referenci przykładali wagę do przepisów.

RODO wszystko psuje?

Słynne unijne rozporządzenie dotyczy w głównej mierze firm i przetwarzania przez nie posiadanych informacji na temat osób fizycznych. Zgodnie z rozporządzeniem pod hasłem „przetwarzania danych” kryje się wiele różnych czynności, m.in. zbieranie, przechowywanie, porządkowanie, publikowanie i przeglądanie.

„Przeciętnego Kowalskiego” rozporządzenie to dotyczy tylko w takim przypadku, gdy gromadzi on dane osobowe i udostępnia je dalej np. na grupie społecznościowej. Oznacza to, że zbieranie przez nas informacji na temat naszych przodków i krewnych (również tych żyjących) w żaden sposób nie podlega nowym przepisom. Jednak jeżeli będziemy chcieli umieścić te dane np. na jednym z popularnych serwisów genealogicznych pozwalających na tworzenie drzewa w Internecie, to możemy opublikować tylko to, co udało nam się ustalić na temat już zmarłych członków rodziny. Gdybyśmy chcieli przenieść do sieci wszystko, co znajduje się w naszej bazie, powinniśmy otrzymać pisemną zgodę na to od wszystkich osób żyjących, których dane posiadamy. Trzeba jednak wspomnieć, że wprowadzenie RODO nic w tej kwestii nie zmieniło – tego samego wymagała dawna Ustawa o ochronie danych osobowych.

RODO nie ograniczyło dostępu do danych zgromadzonych w urzędach stanu cywilnego i archiwach państwowych (fot. kropekk_pl, Pixabay)

Ponieważ unijne rozporządzenie dotyczy tylko przetwarzania informacji o osobach żyjących, to nie zmieniło się też nic w kwestii dostępności do odpisów metrykalnych w USC. Wprawdzie na internetowych grupach pojawiły się opisy sytuacji, gdy urzędnik odmówił wydania dokumentów, powołując się na nowe regulacje, ale najprawdopodobniej wynikało to z niedokładnej znajomości przepisów w momencie, gdy zaczynały obowiązywać. W kwestii wszelkich aktów metrykalnych wciąż stosowane wytyczne, o których pisałam wyżej.

RODO w Kościele

Do wprowadzonego przez Unię rozporządzenia dostosować się musiały również kościoły i związki wyznaniowe. W Kościele katolickim odpowiedni dekret wydany został w połowie marca 2018 roku. Wskazuje on, jak i kiedy księża mają gromadzić dane parafian i osób pojawiających się w parafii, np. przy okazji udzielania sakramentów, a także reguluje, w jaki sposób informacje te mogą być zmieniane i uaktualniane przez osoby, których one dotyczą.

Liber Natorum, przykład zapisu dotyczącego narodzin dziecka z księgi parafialnej Kościoła katolickiego z dziewiętnastowiecznej Galicji, 1840 r.

Dla nas, jako genealogów, najważniejszą zmianą jest to, że dekret ten zawiera wyraźne wytyczne dotyczące okresu, w którym dokumenty podlegają ochronie. Wcześniej nie istniały żadne ustalenia w tej kwestii, a co za tym idzie, możliwość zajrzenia do ksiąg parafialnych zależała tylko od decyzji proboszcza. Obecnie przeglądanie zapisów z ostatnich lat przez osobę postronną jest niezgodne ze wspomnianym dekretem. Dotyczy to ksiąg chrztów z ostatnich 100 lat, małżeństw z ostatnich 60 lat i zgonów z ostatnich 50 lat. Jednocześnie oznacza to, że jeśli w parafii przechowywane są starsze metrykalia, to powinny one być udostępnione do wglądu (choć przypuszczam, że będzie to nadal uzależnione od dobroci duchownego).

Czy rzeczywiście jest to wielka zmiana i utrudnienie dla osób poszukujących korzeni? Oczywiście wszystko będzie zależało od tego, jakie informacje na temat przodków uda nam się zebrać na początku naszych badań. Ale nawet nieliczne dane o dziadkach pozwolą sięgnąć po dokumenty urzędowe, które – jak już było wspomniane – będziemy mieli prawo otrzymać jako bezpośredni potomkowie, a dopiero w dalszych poszukiwaniach będziemy potrzebowali sięgnąć po archiwalia kościelne.

Znaj swoje prawa

RODO to wciąż dosyć świeża sprawa. W różnych instytucjach wielu z nas ma okazję się przekonać, jak bardzo zagubieni są w tym temacie ich pracownicy. Z tego typu sytuacjami można się też jeszcze czasem spotkać w instytucjach państwowych, dlatego warto mieć choć podstawową wiedzę na temat obowiązujących przepisów. Oczywiście nie namawiam do prowadzenia wojen z urzędnikami, jednak rzeczowa dyskusja i przedstawienie własnego zdania na ten temat zawsze może pomóc, a ochrona danych osobowych wcale nie musi utrudniać poszukiwań genealogicznych.

Akty prawne: